Administration
et organismes publics

Étude de cas réelle : archives documentaires d'une mairie municipale

Scénario : le problème

L'archiviste en chef d'une grande mairie municipale gère environ 48 000 documents publics, dossiers d'urbanisme, pétitions citoyennes, décisions du conseil municipal et archives historiques accumulées sur 22 ans.

Avant la mise en œuvre de la solution de gestion documentaire :

    - 108 minutes en moyenne pour retrouver une décision précise du conseil lors de demandes du public.     - 17 réponses de type « accès à l'information » retardées au premier trimestre 2026 (délai légal : 30 jours).     - 89 400 € d'heures supplémentaires annuelles consacrées à la recherche manuelle de documents.     - Satisfaction des citoyens de 6,3/10 en moyenne en raison de la lenteur d'accès à l'information.

Résultats du déploiement (semaine 1) :

   Une réussite pour les réponses de type « accès à l'information »     - Requête de recherche : « Zone 3 » + « permis de stationnement » + « approuvé en 2024 » + décision du conseil     - Temps de recherche : 4,2 secondes | Résultats : 156 correspondances | Meilleur résultat : « Council_Decision_2024_0312_Parking.pdf » [Score : 95]     - L'aperçu affiche l'article 7 surligné ✓    Réponse d'information publique délivrée au jour 2 (contre le jour 28) ✓

Efficacité de l'urbanisme

    - Requête de recherche : « Main Street B » + « protection du patrimoine » + proximité 7 mots + modifié entre 2020 et 2026     - Résultats (2,8 s) : 892 correspondances dans 41 fichiers | Filtre de date : décisions postérieures à 2022 uniquement     - Les 8 principales décisions prévisualisées instantanément → réunion de la commission d'urbanisme préparée le jour même ✓

Demande d'accès aux documents publics

    - Requête de recherche : « Trouver toutes les pétitions mentionnant "qualité de l'air" déposées par les résidents du district 6 + réponse du conseil »     - Recherche de proximité + filtre par district + plage de dates de réponse = 214 pétitions + 18 décisions en 11 secondes     - Réponse publique publiée 4 jours plus tôt → satisfaction des citoyens +43 % ✓

Indicateurs d'impact à l'échelle du service :

    - Récupération des documents : 96 % plus rapide (108 min → 4,6 s en moyenne).     - Heures supplémentaires supprimées : –67 000 €/an (réduction de 75 %).     - Conformité de type « accès à l'information » : 100 % (toutes les réponses délivrées sous 10 jours).     - Satisfaction des citoyens : +2,8 points (6,3 → 9,1/10).

Comparaison avant/après :

Tâche	Temps manuel	Avec la plateforme	Gain
Recherche d'une décision du conseil	52 min	6 s	99,9%
Constitution de dossiers type « accès à l'information »	4,9 h	41 s	98,4%
Préparation des dossiers d'urbanisme	3,1 h	23 s	98,7%
Suivi des pétitions citoyennes	37 min	11 s	97,1%

La transformation du service public

La plateforme a transformé les archives numériques chaotiques de la mairie en un système de documents publics transparent et instantanément accessible.
Les demandes d'accès à l'information sont désormais traitées en quelques jours au lieu de plusieurs semaines, les urbanistes préparent leurs réunions en disposant de tout le contexte historique, et les citoyens bénéficient enfin de services publics qui fonctionnent réellement. Les 67 000 € d'heures supplémentaires économisées ont permis de financer deux postes d'archivistes supplémentaires.

Témoignage de l'archiviste :

« Nous sommes passés de violations répétées du droit d'accès à l'information à une conformité parfaite. Les citoyens nous font désormais confiance car ils peuvent voir notre travail presque instantanément. »